Ryedale Group met en œuvre Aqilla et réduit les coûts logiciels

Aqilla, un cloud comptabilité et solution ERP, a aidé Ryedale Group - experts britanniques spécialisés dans l'impression plastique durable - à réduire considérablement leur budget annuel comptabilité frais. La mise en œuvre de l'offre basée sur le cloud d'Aqilla a également déclenché une transformation de l'ensemble de Ryedale comptabilité fonctionnement, en améliorant leur niveau de service client, en connectant les processus dans l'ensemble de l'entreprise, en augmentant la productivité et en améliorant l'expérience utilisateur. 

Contexte

Ryedale Group est une entreprise familiale d'impression plastique durable basée dans le Yorkshire. Aujourd'hui dans sa troisième génération de dirigeants, l'entreprise a récemment été transformée : le « changement radical » des processus et des technologies dans l'ensemble de l'organisation a créé une plus grande efficacité, amélioré l'expérience client et augmenté la productivité. Cela a aidé l'entreprise à contrer les perturbations causées par la pandémie et à acquérir un avantage concurrentiel. Ryedale a depuis su se diversifier en ajoutant une offre d'entreposage et de stockage.

Mise en œuvre d'Aqilla comptabilité le logiciel a non seulement aidé Ryedale à atteindre ses objectifs d'amélioration commerciale, mais a également contribué de manière importante à réduire les dépenses de l'entreprise ; passer du précédent comptabilité système à Aqilla a réduit le coût total de possession d'environ 84 % par an, ce qui représente des économies bien supérieures à 50,000 XNUMX £ par an. 

Le projet

Comme de nombreuses entreprises de taille moyenne, les opérations de Ryedale ont été gravement perturbées par la pandémie. Avec le personnel en congé, l'équipe de direction a profité de l'occasion pour transformer l'organisation, en mettant en œuvre de nouveaux processus et technologies qui augmenteraient la productivité et gagneraient un avantage concurrentiel. Un logiciel de gestion de projet permettant d'automatiser le processus de vente depuis le devis et le chiffrage jusqu'à la phase de conception et de production a été mis en place. 

Cependant, Ryedale comptabilité système, Syspro, s'avérait coûteux et encombrant. Coûteux à maintenir et pas assez agile pour pivoter avec la nouvelle organisation, Finance La directrice, Julie Davis, a décidé qu'il était temps de remplacer Syspro par une plateforme basée sur le cloud. Un nouveau comptabilité une application logicielle était nécessaire pour intégrer comptabilité avec les processus de vente et de production, gagnez du temps et améliorez l'expérience globale du personnel et des clients. 

La solution

Pourquoi Aqilla ?

Sur la raison pour laquelle l'entreprise a initialement choisi Aqilla, Julie Davis a déclaré : « Nous avons brièvement envisagé Sage et Xero, mais nous savions qu'aucun de ces produits ne pouvait être adapté pour répondre aux besoins de notre entreprise. Nous avons aussi regardé Fonctionnel avec Dynamique, mais le système était beaucoup trop complexe. En tant que système configurable, agile et puissant, Aqilla se situe quelque part entre les deux, cochant toutes les cases pour une entreprise de notre taille tout en maintenant notre coût total de possession bas.

Des processus plus fluides avec des applications intégrées

Clé du projet de transformation de l'entreprise, Ryedale a automatisé le processus de gestion d'un travail d'impression via la commande, la conception et la production. Le système que Ryedale a mis en place pour fournir cela a également donné aux clients une visibilité sur le projet en cours, améliorant l'expérience client globale ainsi que la rationalisation des processus internes pour le personnel du service client. 

Avant Aqilla, l'équipe devait créer des devis et activer des travaux en direct dans le logiciel de gestion de la production, puis répéter à nouveau les tâches dans le comptabilité système. L'intégration d'Aqilla à cette application métier de base signifie que le personnel travaille uniquement dans un seul système tandis que les données sont automatiquement répliquées dans Aqilla pour comptabilité et analyse.

Décisions de gestion fondées sur des données et en toute confiance

« Pour la première fois, je suis en mesure de partager des rapports de gestion détaillés dans Aqilla avec mon équipe de direction. Je peux le faire parce que la technologie facilite les choses, mais aussi parce que j'ai confiance à 100 % dans mes données. Nous voyons déjà les avantages ; nous pouvons voir ce qui se passe avec les ventes et où nous devons concentrer nos efforts », a déclaré Julie Davis.

Alors que la haute direction a accès aux rapports de gestion dans Aqilla, Julie et son équipe utilisent l'outil de veille économique Sharperlight (fourni par Aqilla) pour créer des rapports plus spécifiques en libre-service à partir de la base de données. "Si je veux une information, je peux y accéder rapidement en utilisant Sharperlight", a déclaré Julie. 

Un service de mise en œuvre sur mesure qui garantit qu'Aqilla répond à des exigences commerciales précises

Le service hautement personnalisé offert par l'équipe de mise en œuvre et d'assistance d'Aqilla a été un facteur déterminant dans le choix d'Aqilla plutôt que Xero ou Sage. 

"Le responsable de la mise en œuvre d'Aqilla était vraiment doué pour interpréter ce que nous devions faire et proposer d'autres moyens d'y parvenir", a déclaré Julie Davis. Elle a ajouté : « Il y a eu des moments où nous avons changé d'avis lorsque nous avons réalisé qu'un processus pouvait être amélioré, et il a toujours été en mesure d'apporter les changements rapidement car il connaissait si bien le système.

Un processus d'amélioration continue

Au moment d'écrire ces lignes, le système est pleinement opérationnel depuis plus de six mois, bien que Julie pense qu'il y a beaucoup à explorer pour améliorer encore leurs opérations. Elle a déclaré : « La mise en œuvre d'Aqilla a été un changement radical pour nous. Maintenant que nous sommes familiarisés avec cela, nous pouvons voir plus de façons d'améliorer et plus de processus qui pourraient être plus fluides, en particulier en ce qui concerne l'intégration. Nous voulons améliorer nos processus de gestion du temps et également approfondir l'API afin de pouvoir partager une autre couche de données entre les systèmes. »

Résumé

Ryedale a atteint un certain nombre d'objectifs commerciaux importants en mettant en œuvre Aqilla, y compris un coût annuel considérablement réduit, la transformation numérique du comptabilité fonctionnement, un niveau de service client amélioré, des processus connectés dans toute l'entreprise, une productivité accrue et une expérience utilisateur nettement améliorée. Mais le véritable avantage au jour le jour réside dans le temps et les ressources que Julie a économisés. Elle conclut : « Aqilla a rendu tout beaucoup plus facile. Nous étions sur le point de recruter un autre membre du personnel pour notre comptabilité équipe, mais Aqilla a relâché la pression, et nous sommes capables de faire face pour le moment car nos processus sont tellement meilleurs.